Ist das Hinzufügen von "lassen Sie es mich wissen, wenn etwas unklar ist" zu einer E-Mail wirklich notwendig oder ist es überflüssig?

Ist das Hinzufügen eines so offensichtlichen Satzes notwendig?

Ja. Wie @Kozaky im letzten Absatz ihrer Antwort betonte, ist das ein großer Teil des freundlichen und beruhigenden Charakters. Ich stimme dem zu 100% zu. Ich werde etwas weiter ausholen.

Als Lehrer (mit Studenten) und Geschäftsinhaber (mit Kollegen) füge ich immer einen letzten Satz nach dem Motto “lassen Sie mich wissen, wenn Sie eine Klarstellung oder etwas anderes benötigen.” hinzu.

Ein chinesisches Sprichwort, oft von A zitiert. Einstein, sagt:

Wer eine Frage stellt, ist fünf Minuten lang ein Narr.

Wer keine Frage stellt, bleibt für immer ein Narr.

Viele Menschen haben Angst, wie ein Narr auszusehen. Einen solchen Satz am Ende hinzuzufügen, öffnet ihnen eine Tür, so dass sie etwas fragen können, ohne sich komisch oder dumm zu fühlen. Es hilft auch, Dinge zu klären.

Als Lehrer habe ich ein paar Jahre gebraucht, um zu erkennen, dass nicht das, was man sagt, wichtiger ist, sondern die Art und Weise, wie die Leute es verstehen, und die Art und Weise, wie man es sagt. Seitdem habe ich jeden Kurs oder jedes Treffen mit dieser freundlichen Erinnerung beendet und bin nie auf ein Problem gestoßen.

Sie fragen auch “ Wer würde das nicht tun?”. Viele Menschen. Weil sie zu schüchtern sind, kein Vertrauen haben usw. Das Hinzufügen eines Satzes hilft ihnen. Und man weiß nie ganz genau, mit wem man spricht / schreibt.

Ich persönlich füge “Lassen Sie mich wissen, wenn etwas unklar ist” hinzu, wenn ich besorgt bin, dass ich mich unklar ausgedrückt habe!

Die Idee ist, den Stress abzubauen, mich um Hilfe zu bitten. Ich benutze es, um zu meinen: “Wenn Sie irgendetwas nicht verstehen, dann ist es wahrscheinlich meine Schuld, dass ich es schlecht erklärt habe. Fühlen Sie sich nicht dumm. Fühlen Sie sich nicht beunruhigt, wenn Sie mich um Hilfe bitten, weil Sie denken, Sie würden dann dumm dastehen. Fragen Sie einfach.”

Wenn ich mir über etwas unsicher bin, werde ich natürlich immer um Klärung bitten.

Herzlichen Glückwunsch, dass Sie ein vielseitiger Mensch mit guten sozialen Fähigkeiten sind. Nicht jeder ist so wie Sie. Ich hasse es, um Hilfe / Klärung zu bitten. Ich fühle mich dadurch dumm. Es macht mir Sorgen, dass andere Leute denken, ich sei dumm. Wenn mich jemand wissen lässt, dass es in Ordnung ist, um Hilfe zu bitten, macht es die Dinge für mich sehr viel einfacher.

Meine Frage ist daher folgende: Ist es notwendig, einen so offensichtlichen Satz hinzuzufügen?

Nein, es ist nicht immer notwendig wenn Sie wissen, werden die Empfänger entweder (a) mit großer Wahrscheinlichkeit verstehen, ohne dass eine Klärung notwendig ist, oder (b) werden sich nicht “scheuen” zu fragen, ob sie keine Klärung brauchen. Ich habe mehr als 15 Jahre lang mit demselben Kernteam von Entwicklern gearbeitet und würde diese Art von Phrasen fast nie mit ihnen verwenden, weil ich ziemlich genau wusste, was sie wussten, und dass sie bei Bedarf fragen würden. Wenn ich jedoch an ein breiteres Publikum schreibe oder neuere Mitglieder des Teams einschließe (über deren Kenntnisse oder deren Selbstvertrauen, um eine Klarstellung zu bitten, ich mir nicht sicher war), dann würde ich würde diese Art von Satz einschließen.

[…] Ist es angesichts der Tatsache, dass Sie wissen, dass jemand definitiv in der Lage ist, das zu tun, was Sie ihn fragen, und angesichts der Tatsache, dass Sie klar angeben, was Sie wollen, notwendig, eine solche Zeile in eine E-Mail einzufügen? Der Grund, warum ich das frage, ist, dass es manchmal herablassend wirkt - ich bin sicher, dass das in den meisten Fällen nicht der Fall ist, aber trotzdem kommt es manchmal so rüber…

Wie Sie richtig vermuten, ist es in praktisch allen Fällen nicht beabsichtigt, herablassend zu sein… warum tun sie es dann?

Macht der Gewohnheit

Für viele Leute wird es einfach Gewohnheit sein. Andere Antworten beschreiben, wie die Verwendung dieser Art von Phrase “die Barriere senkt” für Empfänger, die sonst vielleicht keine Klärung suchen würden, wenn es notwendig ist. Einige E-Mail-Autoren werden eine solche Phrase einfach übernommen haben und sie automatisch hinzufügen, ohne zu fragen, ob sie für die bestimmten Empfänger einer bestimmten E-Mail wirklich benötigt wird.

Vielleicht etwas faul, aber nicht bevormundend.

Besser sicher als traurig

Für diejenigen E-Mail-Autoren, die überlegen, ob solche Sätze notwendig sind, müssen sie sich _entweder einigermaßen sicher sein, daß Sie keine Klarstellung brauchen, oder daß Sie sich nicht scheuen werden zu fragen, wenn Sie sie brauchen.

Ich sollte hinzufügen, daß ich mit denselben Kollegen gearbeitet habe, die mich mehrere Monate lang um Dinge gebeten haben, wir sind uns also nicht fremd

Ich würde sagen, “mehrere Monate” ist nicht das eine lange Zeit…

_Sie wissen vielleicht, dass Sie das Material kennen, aber es dauert eine gewisse Zeit, bis andere sich in ihrer Einschätzung Ihres Wissensstands sicher sind.

Ich bitte immer um Klärung, wenn ich mir über etwas unsicher bin

Es ist großartig, dass Sie selbstbewusst genug sind, um bei Bedarf um Klärung zu bitten. Doch wie bereits in anderen Antworten erwähnt, werden viele Leute, entweder weil sie auf der Karriereleiter weiter unten stehen - das liegt einfach in ihrer Natur - oder wegen kultureller Normen, _nicht bereit sein, um Klärung zu bitten.

Noch einmal, obwohl Sie Ihre Bereitschaft zu fragen kennen, ist “mehrere Monate” keine wirklich lange Zeit für andere, um (zuverlässig) entschieden zu haben, dass Sie jemand sind, der bei Bedarf fragen wird.

Dies wäre vor allem dann der Fall, wenn Sie die meiste Zeit _vollständig verstehen, was Sie gefragt werden, und daher wenig oder gar keine Notwendigkeit hatten, um eine weitere Klärung zu bitten. Aus der Sicht Ihrer Kollegen sehen sie nur “keine Bitten um Klärung” - sie sollen wissen, ob das daran liegt, dass Sie “Angst” haben zu fragen, oder ob Sie einfach nicht fragen müssen.

Viele Leute werden sich auf der Seite der Sicherheit irren und den Satz aufnehmen, auch wenn er nicht unbedingt notwendig ist.

Vorsichtig statt bevormundend.

Die Zeile versucht nicht, Ihnen die Erlaubnis zu geben, etwas zu tun, was Sie ohnehin natürlich tun würden (um eine Klarstellung zu bitten); sie ist ein Hinweis darauf, dass der Autor nicht nur gerne eine solche Klarstellung liefert, sondern vielleicht auch bis zu einem gewissen Grad erwartet, dass sie gebraucht wird. Lesen Sie es eher so: “Ich erkenne an, dass dies etwas kompliziert ist und dass ich es vielleicht nicht auf die beste Art und Weise erklärt habe; entschuldigen Sie sich im Voraus, falls dies der Fall ist”, aber ohne die offensichtliche und peinliche Selbstironie.

Es wird teilweise auch als Höflichkeit benutzt, als etwas zum Schreiben anstelle von “ok bye” oder “see you later”.

Lassen Sie mich zu den anderen Antworten hinzufügen, dass sich die Kultur des Fragens in der Welt unterscheidet. Zum Beispiel habe ich den Eindruck, dass Menschen aus den USA in dieser Hinsicht im Allgemeinen sehr offen sind - in akademischen Gesprächen/Vorlesungen habe ich gesehen, dass amerikanische Studenten in der Regel viele Fragen stellen, die auch beantwortet werden. Etwas anders ist es in Mitteleuropa und besonders in einigen asiatischen Ländern, wo es irgendwie verpönt ist, übergeordnete Fragen zu stellen (lesen Sie zum Beispiel diese Frage: Wie kann man mehr Kooperation von einem Lehrer erhalten, der einen Schüler davon abhält, Fragen zu stellen, um seine Verwirrung zu klären? , in der es um Indien geht).

“Lassen Sie mich wissen, wenn etwas unklar ist” kann ein sehr nützlicher Satz sein.

Die Verweise auf Zahlenwörter (Erste bis Fünfte) sollen keine bestimmte Reihenfolge angeben, sondern nur helfen, darauf hinzuweisen, dass ein neuer und anderer Punkt angesprochen wird.

Erste , sie können darauf hinweisen, dass Sie eine Person sind, die bereit ist, Fragen zu begrüßen (wie viele der anderen Antworten zeigen).

Zweite , sie können darauf hinweisen, dass Sie erkennen, dass das Thema selbst herausfordernd sein kann. Im Grunde genommen laden Sie die Leute dazu ein, sich etwas Zeit zu nehmen, um, falls gewünscht, mehr ins Detail zu gehen. Aber wenn es nicht erwünscht ist, respektieren Sie die Zeit der Leute, indem Sie weitermachen.

Dritter , die Leute sagen das im Allgemeinen nicht inmitten eines Haufens einfacher Aussagen. Das kann also darauf hindeuten, dass Sie mit einem bestimmten Thema fertig sind und dass Ihr Verstand beginnt, sich auf ein anderes Thema zu bewegen, es sei denn, jemand möchte diesen Prozess abbrechen. Oder es kann darauf hinweisen, dass der ganz vorherige oder nächste Satz besonders herausfordernd sein könnte. Das kann eine höfliche Art und Weise sein zu sagen: “Denken Sie einen Moment darüber nach, ob dieses Material klar war. Wenn etwas keinen Sinn ergibt, dann weisen Sie jetzt darauf hin, bevor wir zu einem anderen Thema übergehen”

Vierter , dies könnte zur Verdeutlichung verwendet werden. Wenn Sie Pepsi der Coca-Cola vorziehen, könnten Sie das Wort Pepsi aussprechen und dann diese Aussage machen, um zu verdeutlichen, wie wichtig dies ist. “Als ich das letzte Mal einen Ort wie diesen besuchte, habe ich nicht bekommen, was ich bestellt habe. Ich fühle mich wie eine Pepsi. Lassen Sie es mich wissen, wenn etwas unklar ist.” Die Aussage mag sich etwas unfreundlich anfühlen und den Empfänger des Satzes in Alarmbereitschaft versetzen, aber das könnte das beabsichtigte Ergebnis sein.

Fünftes , dies kann für einen Test eines Kommunikationssystems, wie z.B. eines drahtlosen Telefons, verwendet werden. “Können Sie mich jetzt hören? Ist meine Stimme verstümmelt? Lassen Sie es mich wissen, wenn etwas unklar ist”

Ja, manche Leute machen sich über eine Person lustig, die eine solche Aussage verwendet. Und manchmal mag es unangebracht sein, wenn Sie einfache Aussagen machen, die mit großer Wahrscheinlichkeit klar sind. Es gibt jedoch eine Reihe von Fällen, in denen die Aussage nützlich sein kann.

Angesichts der Art der Interaktion zwischen IT- und Dienstleistungsanbieter kann es hier eine andere Interpretation geben.

Ich würde diese Art von Sprache verwenden, um etwas zu vermitteln wie:

‘Dies ist eine Arbeitsanfrage, die ich vom Empfänger erwarte. Ich habe das Gefühl, dass ich alle erforderlichen Informationen für die Durchführung der Aufgabe bereitgestellt habe, und werde unglücklich sein, wenn Sie zu einem späteren Zeitpunkt mit falschen Ergebnissen zu mir zurückkommen oder erklären, dass Sie sie nicht verstanden haben. Indem Sie nicht mit Fragen antworten, akzeptieren Sie dieses Workitem oder diese Aufgabe und erkennen an, dass alle erforderlichen unterstützenden Informationen zur Verfügung gestellt wurden.’

Das ist eine Menge Subtext, aber genau darum geht es meiner Meinung nach bei der Hinzufügung des letzten Satzes - es geht wirklich darum, den Empfänger aufzufordern, zu überlegen, ob diese Bitte um Arbeit etwas ist, das vervollständigt werden kann / kann, und den Absender zu informieren, wenn das nicht der Fall ist.

Sie vermittelt, dass:

• Sie bereit sind, sich die Zeit zu nehmen, um dem Empfänger Klarstellungen zu geben
• Sie nicht auf sie herabsehen werden, weil sie solche Fragen haben

Sie haben vielleicht die Fähigkeit, unterschiedslos Fragen zu stellen, wenn Sie verwirrt sind, wie in Ihrer ursprünglichen Frage erwähnt, aber wenn Sie das tun, ist dies eher eine seltene Supermacht als die Norm.

Stellen Sie sich vor, Sie kommen irgendwie per E-Mail mit der Person in Kontakt, die Sie auf der Welt am meisten bewundern, und beginnen eine tiefgründige Diskussion über Lebensphilosophie. In seiner E-Mail an Sie verweist er auf einen Satz aus einer anderen Sprache, mit der Sie nicht vertraut sind. Was wird Ihre erste Reaktion sein? Wagen Sie es, die Zeit der Person, die Sie auf der Welt am meisten respektieren, damit zu vergeuden, eine solch unbedeutende Frage zu stellen? Oder würden Sie es vorziehen, Ihre eigene Zeit damit zu verbringen, dies für sich selbst unsicher zu klären?

Gerade in einer Zeit, in der fast jede Frage für sich selbst beantwortet werden kann, indem man aus der Fülle der uns ständig zur Verfügung stehenden Ressourcen schöpft, ist die interne Debatte, die wir jetzt gewichten, nicht mehr

Was kann ich tun, um eine Antwort zu finden?

, sondern hat sich verlagert zu

Welche Ressourcen sollte ich nutzen, um eine Antwort zu finden?

Den Leuten mitzuteilen, dass Sie gerne ganz oben auf ihrer Liste stehen würden, könnte eine enorm wertvolle Information sein.

Persönlich tendiere ich dazu, diese Formel zu vermeiden, weil sie uns glauben lassen könnte, dass der andere nicht kompetent genug ist, um meine E-Mail zu verstehen.

Ich sage lieber:

Bitte lassen Sie mich wissen, wenn Sie einen der oben genannten Punkte

oder irgendetwas in dieser Richtung näher ausführen möchten, damit ich nicht die Fähigkeit des Gesprächspartners, meine Worte zu verstehen, in Zweifel ziehe, sondern vielmehr Offenheit zeige, meinen Gedanken weiter auszudehnen, um auf etwaige Bedenken einzugehen.

Zu Ihrer Frage: Ich denke, es ist höflich, eine E-Mail aus den oben genannten Gründen mit etwas zu beenden, wie ich es vorgeschlagen habe.

In >90% der Fälle ist es wahrscheinlich eine freundliche Art und Weise, Sie wissen zu lassen, dass sie für Fragen offen sind.

In (hoffentlich seltenen) Fällen kann sie jedoch auch den Subtext tragen, dass “wenn Sie nicht antworten, werde ich Ihr mangelndes Verständnis meiner E-Mail nicht als Entschuldigung akzeptieren”.

Nun, offensichtlich würde ein zufälliger Fremder, der nicht sozial ahnungslos ist, es nicht so meinen, aber wenn es jemand ist, der eine Art Macht über Sie hat oder dem Sie anderweitig Grund zu der Annahme gegeben haben, dass Sie vielleicht nicht antworten werden, wenn die Anweisungen nicht 100% kristallklar sind, dann besteht die Möglichkeit, dass dies der beabsichtigte Subtext sein könnte. Sie müssen nur Ihren gesunden Menschenverstand gebrauchen und den umgebenden Kontext betrachten, um herauszufinden, ob dies der beabsichtigte Subtext sein könnte.

Absolut lohnenswert, wenn Sie etwas Nichttriviales oder kritisch Wichtiges erklärt haben!

Unterschätzen Sie niemals die seltsamen Aufhängungen, Neurosen, Ängste und sogar die allgemeine Sturheit der Menschen. Fragen stellen zu können, ist eine Fähigkeit, mit der viele von uns zu kämpfen haben. Ich habe Menschen mit subtilen oder unsubtilen Ängsten in Bezug auf soziale Interaktionen gekannt, die sich absolut nicht trauen würden, Fragen zu stellen, nachdem ihnen etwas erklärt wurde. Ich bin selbst einer.

In meinem eigenen Leben wurde mir oft erklärt, wie ich etwas tun soll, ich war gründlich verwirrt und/oder unsicher, wie ich vorgehen sollte, und war nicht bereit, um Klärung zu bitten. Ich erkannte es damals, verstand, dass es dumm war, nicht zu fragen, aber ein Teil von mir weigerte sich einfach, die Fragen zu stellen. Ich wollte die Geduld der anderen Person nicht auf die Probe stellen.

Indem Sie sie bitten, Sie zurückzurufen, geben Sie stillschweigend die Erlaubnis, Fragen zu stellen und den Dialog aufrechtzuerhalten. Ich kann gar nicht genug betonen, wie sehr dies dazu beitragen kann, mögliche Aufhängungen zu glätten.

Zusätzlich zu den Gründen der Höflichkeit, Gewohnheit oder dem Wunsch, dem Leser das Gefühl zu geben, dass er sich beim Stellen von Fragen wohler fühlt (wie in all den anderen großartigen Antworten angedeutet), füge ich manchmal diese Art von Dingen ein, weil es mich effizienter macht.

Ich würde vermuten, dass diese Aussage für manche Leute nicht viel Sinn ergibt, also lassen Sie mich erklären, was ich meine. Ich bin eine Person, die es für sehr wichtig hält, in meiner Kommunikation klar und genau zu sein. Ich bin auch ein bisschen ein Perfektionist. Zwischen diesen beiden Dingen verbringe ich oft eine beträchtliche (und wahrscheinlich unnötige) Menge Zeit damit, ein Dokument oder eine E-Mail zu schreiben und umzuschreiben, um dem Leser klarer zu vermitteln, was ich meine. In den meisten Fällen ist dies jedoch eine Zeitverschwendung. Intellektuell weiß ich, dass der Unterschied zwischen diesen “schnellen” E-Mails und denen, die wesentlich länger zum Verfassen brauchen, relativ gering ist, und ich war wahrscheinlich schon bei meinem ersten Entwurf klar genug, aber wenn ich mir diese zusätzliche Zeit nicht nehme, um sie zu überprüfen und zu überarbeiten, neige ich zu einem allgemeinen Unbehagen darüber, wie gut ich kommuniziert habe. Das Hinzufügen einer zusätzlichen Zeile wie der, nach der Sie fragen, kann mir helfen, das Gefühl zu überwinden, dass die E-Mail, die ich gleich versenden werde, nicht “meinem Standard entspricht”. Wie Sie betonen, ist sie wahrscheinlich für die meisten Leute, denen ich Arbeits-E-Mails schicke, irrelevant, aber sie ist auch harmlos und gibt mir die Erlaubnis, auf “Senden” zu drücken und zum nächsten Punkt überzugehen.