Wie sage ich meinem Teamkollegen, dass er nicht mehr auf E-Mails antworten soll, die nicht an ihn adressiert sind?

Da Sie sicher sind, dass es sich hier nicht um ein automatisiertes Skript für Abwesenheitsnotizen handelt, das völlig durcheinander läuft, sollten Sie wahrscheinlich mit der betreffenden Person sprechen. Formulieren Sie es nicht so, dass Sie sich darüber ärgern (auch wenn Sie das tun), denn das könnte unbeabsichtigt beleidigend wirken.

Ich schlage etwas in der Art vor, das sich nur an den Entwickler selbst und an ihn selbst richtet:

Ich schätze Ihre Bemühungen, mich über die Abwesenheiten zu informieren, aber mir ist bewusst, dass im Moment niemand da ist und ich erwarte keine sofortige Antwort. Ich sende diese E-Mails aufgrund von Zeitzonenunterschieden zu diesen Zeiten, und eine Antwort, sobald X wieder im Büro ist, ist vollkommen akzeptabel.

Bitte gehen Sie für zukünftige Mitteilungen davon aus, dass ich die Geschäftszeiten von Xs Büro kenne.

Wichtige Punkte, auf die Sie achten sollten:

• Informativ
• Nicht anklagend
• Wertschätzend gegenüber dem, was sie als aufrichtige Anstrengung empfinden könnten

Ihr Ziel ist es, dem Entwickler klar zu machen, dass seine Zeit besser genutzt werden kann, nicht, dass er sich schlecht fühlt, weil er versucht zu helfen (ich nehme an, er versucht hier zu helfen, und das sollten Sie auch - kein Grund, Bösgläubigkeit anzunehmen, ohne eine Neigung, dass Bösgläubigkeit im Spiel ist)

Ist es möglich, dass Ihr Kunde eine verrückte Sache eingerichtet hat, bei der er während der arbeitsfreien Zeit Benachrichtigungen für seine Arbeits-E-Mails erhält? Oder vielleicht, dass dieses spezielle Gerät für Notfallsituationen “auf Abruf” ist und daher während der Nicht-Arbeitszeit Warnungen für Arbeits-E-Mails erhält? Wenn das der Fall ist, könnte ich verstehen, wie ihn das stören würde. Ansonsten ist sein Verhalten bestenfalls verwirrend.

Um festzustellen, was los ist, ist es wahrscheinlich am besten, eine Nachricht speziell an den Dev, der Ihnen antwortet, zu senden. Zum Beispiel so etwas wie:

Hallo Dev,

Ich habe bemerkt, dass Sie auf die E-Mails antworten, die ich außerhalb der Arbeitszeiten von X an X geschickt habe. Angesichts des Zeitzonenunterschieds bin ich mir bewusst, dass X nicht verfügbar sein wird, um zu antworten, wenn die E-Mails verschickt werden, daher habe ich keine sofortige Antwort erwartet. Ich habe die E-Mails nur während meiner eigenen Arbeitszeiten verschickt und nicht erwartet, dass X bis zum Beginn der Arbeitszeiten antwortet.

Stört Sie der Empfang von E-Mails an diese Adresse außerhalb der Arbeitszeiten? Wenn ja, gibt es eine andere Adresse, die ich benutzen kann, um Sie nicht zu stören, oder muss ich E-Mails so planen, dass sie nicht vor Beginn Ihres Arbeitstages verschickt werden?

Danke, Sie

Auf diese Weise können Sie:

• Vergewissern Sie sich, dass dev sich bewusst ist, dass Sie keine Antworten außerhalb der Arbeitszeiten erwarten, und dass seine Antworten, bevor X bei der Arbeit ankommt, für Sie nicht notwendig sind, falls er das dachte.

• Vermeiden Sie es, Dev zu beschuldigen, absichtlich zu stören.

• Finden Sie heraus, ob Ihre E-Mails den Dev unbeabsichtigt belästigen (wie z.B. Benachrichtigungen an einen Account-Dev, der außerhalb der Arbeitszeiten überwacht werden soll) und wenn ja, wie Sie einen Kompromiss finden können, der für Sie beide funktioniert.

Dies geht nicht auf die Ursache der E-Mails ein, aber als Abhilfe könnten Sie einen E-Mail-Scheduler wie Boomerang for Gmail verwenden. Dies würde es Ihnen ermöglichen, E-Mails nur während ihrer Arbeitszeit zu versenden (obwohl es dann den Kunden verwirren könnte, indem es ihm den Eindruck vermittelt, dass Sie zur selben Zeit wie sie arbeiten).

Ich arbeite oft über riesige (10+ Stunden) Zeitzonenunterschiede hinweg und mir wurde in der Vergangenheit gesagt, zu bestimmten Zeiten keine E-Mails zu versenden, also suchte ich nach einer Software, mit der ich die E-Mail “versenden” konnte, aber das Versenden würde sich bis zur geplanten Zeit verzögern.

BEARBEITEN Warum Planungssoftware verwenden, anstatt sich direkt mit der Person zu beschäftigen

Da Sie neu im Projekt sind, sind Sie sicher, dass dies nicht nur die Art und Weise ist, wie das Projekt durchgeführt wird? Sie sagen, dass Sie von den E-Mails verärgert sind, aber ich wäre verärgert, wenn ich der Auftraggeber wäre und die Dinge auf eine bestimmte Art und Weise arrangiert hätte und dann ein neuer Auftragnehmer hereinkommt und anfängt, anderen Leuten zu sagen, was sie zu tun haben.

Wie Sie also sagten, haben Sie die Möglichkeit, Ihre eigene Verärgerung zu überwinden oder zu versuchen, eine taktvolle E-Mail zu schreiben, um herauszufinden, was passiert. In meinem eigenen Leben habe ich festgestellt, dass es einfacher ist, wenn ich etwas tun kann, um das Problem selbst zu lösen (meine E-Mails zu einer anderen Zeit zu planen), als andere Menschen zu verärgern, die vielleicht schon so arbeiten, wie sie es wollen.

Wenn Sie eine E-Mail schreiben würden, würde ich der Person nicht sagen, dass sie aufhören soll, Ihre E-Mails zu beantworten, wie es einige der anderen Antworten nahelegen (es ist nicht Ihre Aufgabe, anderen zu sagen, wie sie ihre Arbeit tun sollen, es sei denn, Sie sind der Projektleiter); stattdessen würde ich mich dafür entschuldigen, dass ich E-Mails außerhalb der Arbeitszeit verschicke, und sie fragen, ob es ihnen lieber wäre, wenn Sie E-Mails nur während ihrer Arbeitszeit verschicken würden…. Aber andererseits, da die Person Ihnen außerhalb der Arbeitszeiten antwortet und sagt: “Sie haben außerhalb der Arbeitszeiten eine E-Mail geschickt, also warten Sie bitte”, dann kann ich mit Sicherheit davon ausgehen, dass sie keine E-Mails außerhalb der Arbeitszeiten möchte, weshalb ich mich für Boomerang oder eine ähnliche Lösung entscheiden würde.

Möglicherweise können Sie dieses Verhalten nicht verhindern, denn es könnte durchaus eine Folge einer ungesunden Bürokultur bei den Kunden sein. Wie Sie sagen, arbeiten Sie deutlich außerhalb ihrer üblichen Arbeitszeiten, erhalten aber Antworten von jemandem, der in der Kette involviert ist.

Die Kernaussage der Botschaft, die Sie erhalten, ist “ Ich arbeite auch”. Dies ist eine Erklärung an eine andere Person, die ebenfalls diese E-Mail erhält, dass diese Person arbeitet, obwohl sie etwas Persönliches tun könnte. Tatsächlich arbeitet diese Person zu konkurrierenden Arbeitszeiten.

Da diese E-Mail nicht wirklich an Sie, sondern in Wirklichkeit an jemand anderen gerichtet ist, könnte es schwer zu verhindern sein.

Der effektivste Weg wäre wahrscheinlich, sich direkt an Ihren Teamkollegen zu wenden. So wie es bei vielen Problemen die Lösung ist: Seien Sie sich darüber im Klaren und sprechen Sie darüber.

Was Sie bisher versucht haben, ist um den heißen Brei herumzureden, in der Hoffnung, sie nicht auszulösen, aber es scheint nicht zu funktionieren.

Wenn Sie das nächste Mal eine Antwort wie diese erhalten, können Sie höflich antworten, indem Sie sagen, dass Sie sich dessen bewusst sind, dass Sie sie aufgrund Ihrer Arbeitszeiten zu diesem Zeitpunkt versenden und (vor allem) dass sie nicht dringend ist, so dass sie bis zum Morgen warten kann.

Als Alternative, die ihnen den Grund für ihre Antwort nehmen würde, könnten Sie Ihre E-Mail auch mit einer Nachricht beginnen, in der Sie bestätigen, dass Sie wissen, dass sie zu diesem Zeitpunkt nicht im Amt sind und dass Sie keine sofortige Antwort benötigen. Das sollte die Nachricht an Ihren Teamkollegen übermitteln, könnte aber für den eigentlichen Empfänger seltsam aussehen.

Das passiert immer dann, wenn die Teams über die ganze Welt verteilt sind. Ich persönlich benutze zwei Funktionen, um sicherzustellen, dass ich nicht mitten in der Nacht jemanden störe.

Die Option “Verzögerte Zustellung” von Outlook. Der Nachteil ist, dass Ihr Gerät die ganze Zeit eingeschaltet sein muss, damit die Zustellung erfolgen kann. Das ist bei Laptops und mobilen Benutzern nicht immer der Fall.

Boomerang for Gmail. Es handelt sich um eine kostenpflichtige Lösung auf Abonnementbasis, mit der Sie eine E-Mail verfassen können und die zum geplanten Datum und zur geplanten Zeit zugestellt wird. Es funktioniert offline, also löst es den Nachteil der verzögerten Zustellung von Outlook.

Möglicherweise verwenden Sie einen anderen E-Mail-Provider, also suchen Sie nach etwas, das damit kompatibel ist. Bedenken Sie auch die Implikation, daß ein Benutzer den E-Mail-Thread vor der Zustellung Ihrer E-Mail aktualisiert haben könnte und daß er bis dahin veraltet sein könnte.

Bearbeiten Sie 1:

Ich gehe davon aus, daß es nur zwei Zeitzonen gibt. Da wir Teil von Teams sind, in denen zwei oder mehr Zeitzonen involviert sind, legen wir Wert darauf, die Zeiteinteilung mit den anderen Mitgliedern zu besprechen. Wenn es regelmäßige Telefonkonferenzen gibt, würde ich Ihnen vorschlagen, dies mit allen Beteiligten zu besprechen. Das ist besonders hilfreich, wenn mehr als zwei Zeitzonen beteiligt sind. Konferenzgespräche sind der beste Ort, um dies zu besprechen, da jeder, der an dem Projekt beteiligt ist, die Anweisungen, die Sie erhalten, kennt.

Nur wenige der Ratschläge sollen fest sein und darauf antworten, dass Sie sich der Tatsache bewusst sind. Ich stimme den Ratschlägen teilweise zu, versuche aber, es ihnen nicht unter die Nase zu reiben. Bitten Sie lieber um einen Vorschlag und markieren Sie alle, die voreilig auf etwas geantwortet haben, in den folgenden Zeilen:

Hallo, ich bin mir der Zeitzone des Mandanten bewusst. Können Sie mir bitte einen Rat geben, wann der Kunde am besten zu erreichen ist?

Der Grund, um Rat zu fragen, ist die Tatsache, dass Sie der jüngste Neueinsteiger in das Projekt sind und einmal begonnene Projekte schnell eine eigene Subkultur aufbauen. Daher wird es eher helfen, ein Teil der Subkultur zu sein, als jemanden für die Beantwortung Ihrer E-Mails stark zu machen.

Der Rat wird entweder lauten, in Ihrer Zeitzone zu antworten oder die Zeitzone des Kunden zu respektieren. Falls später, verwenden Sie einen E-Mail-Scheduler wie zu Beginn beschrieben. Falls später, genießen Sie Ihre neu gefundene Freiheit :)

Bearbeiten Sie 2:

Ein Beispiel für eine Unterkultur :

• Personen, die in CC markiert sind, erhalten während ihrer Freizeit keine Benachrichtigungen.
• E-Mails werden gemäß der Zeitzone der Empfänger in TO geplant - Falls mehrere Empfänger mit mehreren Zeitzonen vorhanden sind, werden E-Mails mit Priorität an den Empfänger mit der frühesten Zeitzone geplant.