Wie sage ich meinem Mitarbeiter höflich, dass er die Arbeit selbst erledigen kann?

Hi B, Ihr Team hat genug html-Kenntnisse, um diese Objekte zu bearbeiten, also weisen Sie diese Aufgabe bitte jemandem in Ihrem Team zu.

Obwohl die Absichten Ihrer E-Mail gut sind, ist sie vielleicht ein bisschen zu direkt, und es fehlt etwas Kontext.

Wenn ich eine solche Nachricht geschrieben hätte, hätte ich darauf hingewiesen, dass:

• Ich habe meine eigene, andere Arbeit zu erledigen. Vielleicht so etwas wie ‘Ich bin gerade damit beschäftigt, etwas Magisches für Team C zu implementieren’.
  
• Betonen Sie, dass Sie bereit sind zu helfen, aber dass Sie wirklich nicht die Zeit aufbringen können, alles für sie zu tun. Anstatt also zu sagen “Sie können das selbst machen”, betonen Sie, dass Sie A und B für sie behoben haben und dass Sie glauben, dass sie nun X und Y selbst machen können.
  

Ich habe auch kein Interesse daran, das zu tun.

Zeigen Sie dies nicht in Ihren E-Mails. Das ist wahrscheinlich der Teil, den die Leute versnobt nennen. Ihre Nachricht sollte vermitteln, dass Sie aus Zeitgründen nicht in der Lage sind, diese Aufgaben zu erledigen, und nicht, dass Sie sie nicht machen wollen, weil es uninteressant ist.

Ich denke, ein weiteres Problem ist, dass Ihre Zuweisung zu Team C inoffiziell ist. Weisen Sie Ihren Vorgesetzten darauf hin. Erwähnen Sie, dass Ihre Arbeit für Team C in Gefahr ist, beeinträchtigt zu werden, weil Team B Sie bittet, Dinge zu tun, die sie selbst tun können. Erklären Sie es einfach so, wie Sie es hier getan haben, dass man Ihnen eine Liste schickt, von der nur eine oder zwei Aufgaben wirklich Ihre Hilfe brauchen, aber dass man erwartet, dass Sie alles machen.

Nur wenn Ihr Manager es weiß, und Team B sein Verhalten beibehält, mehr von Ihrer Zeit zu verlangen als nötig, können Sie auch den passiv-aggressiven Ansatz wählen, indem Sie Ihren Manager auf die höflichen E-Mails cc-en. Das wird Ihrem Manager zeigen, wie oft das passiert und könnte ihn dazu bringen, ein Gespräch mit dem Manager von Team B zu führen. Es wird auch Team B zeigen, dass Sie es ernst meinen, dass Sie nicht die Zeit haben, ihnen bei jeder Kleinigkeit zu helfen.

Ablehnen, anbieten, sie zu unterstützen

Zunächst ist es wichtig festzustellen, dass die Kommunikation für Team B/Ihre Person auf einem absoluten Tiefpunkt zu sein scheint. Einfach eine Aufgabenliste ohne vorherige Diskussion zu erhalten, hat bereits den Schritt verpasst, in dem sie ihre Bedürfnisse mit Ihnen besprechen und vereinbaren, welche Aufgaben Sie übernehmen können/was sie selbst erreichen können. Das ist eine längerfristige Angelegenheit, die man sich ansehen sollte - da es einen Großteil der Probleme hier ausschalten wird.

Das Problem, das Team B wahrscheinlich mit Ihrer E-Mail hat, ist, dass sie sich vor der Verantwortung für die Aufgaben drückt - und es klingt, als ob Sie nicht bereit sind, außerhalb der genauen Spezifikation Ihrer Rolle etwas beizutragen. Außerdem suggeriert die Aussage, dass sie die Fähigkeiten bereits haben, dass sie dies aus Faulheit tun. Es ist wahrscheinlich, dass sie es tatsächlich aus der Ansicht heraus tun, dass dies ein Bereich ist, für den Sie noch die Verantwortung haben.

Während Sie nicht anfangen sollten, ihre Arbeit anzunehmen, um sie zu beschwichtigen - es hat eindeutig einen Einfluss auf Ihre Fähigkeit, Ihre Hauptaufgaben zu erfüllen - müssen Sie an einem Übergabeprozess arbeiten, um sie auf den neuesten Stand zu bringen.

Ich würde empfehlen, dass Sie mit einer Aufschlüsselung dessen antworten, was für jede Aufgabe, die sie Ihnen gegeben haben, erforderlich ist (wie es normal sein sollte, wenn Sie die dafür benötigte Zeit schätzen). Für die Aufgaben, mit denen Sie nicht einverstanden sind, sollten Sie vorschlagen, dass es sinnvoller ist, wenn sie die Verantwortung übernehmen - aber dass Sie sie dabei unterstützen werden.

Zum Beispiel:

Bezüglich [Aufgabe] denke ich, dass es möglich sein sollte, dies mit den bestehenden Funktionen zu erreichen, die in [System] bereitgestellt werden. Ich bin gerne bereit, Ihnen dabei zu helfen, aber ich denke, dass es in Zukunft einfacher sein wird, diese Änderungen direkt von Ihrer Seite aus vorzunehmen. Wenn Sie möchten, dass ich Ihnen zeige, wie man das macht, oder wenn Sie Fragen dazu haben - lassen Sie es mich einfach wissen und wir können uns etwas Zeit nehmen, um gemeinsam daran zu arbeiten.

Das Wichtigste ist, dass Sie sie nicht im Stich lassen, aber auch nicht die Aufgabe als langfristige Verpflichtung übernehmen. Das Ziel ist es, diese Aufgaben an Team B zu übergeben, sie dabei zu unterstützen und zu zeigen, dass Sie sich zwar kümmern - es aber auch für sie einfacher ist, wenn sie die Änderungen direkt vornehmen können.

(Anmerkung: die meisten Leute ziehen es vor, die Arbeit selbst zu erledigen; es ist selten, dass Leute Aufgaben schicken, weil sie es einfach nicht tun wollen).

Dafür sind Manager da. Das ist ihr Job.

Wenn es eine Aufgabe gibt, die Ihrer Meinung nach nicht auf Ihre Liste gehört, sprechen Sie mit Ihrem Manager. Nur mit Ihrem eigenen Manager. Tun Sie, was Ihr eigener Manager Ihnen sagt. Er ist der Einzige, der Ihre Prioritäten setzen kann.

Um die Zeit Ihres Managers nicht zu verschwenden, sprechen Sie lieber über Typen von Aufgaben als über spezifische Aufgaben. Seien Sie auch bereit, Fragen darüber zu beantworten, wie viel Zeit Sie für diese Aufgaben verwenden.

Es ist möglich, dass Ihr Vorgesetzter sagt: “Tun Sie es einfach”, in diesem Fall tun Sie es. Oder er sagt “Tun Sie es nicht”, in diesem Fall tun Sie es nicht.

Was andere Manager oder Mitarbeiter denken, ist nicht relevant. Sagen Sie einfach: “Laut [meinem Manager] ist das nicht meine Aufgabe. Reden Sie mit ihnen.” Wiederholen Sie “Sprich mit ihnen, nicht mit mir” so oft wie nötig.

Ich glaube, das Problem ist, dass Ihre Antwort zu “persönlich” ist.

Wenn Sie sagen….

“Ihr Team hat genug html-Kenntnisse, um diese Objekte zu bearbeiten, also weisen Sie diese Aufgabe bitte jemandem aus Ihrem Team zu.”

…. klingt es, als ob Sie das Gefühl haben, dass die Arbeit unter Ihrer Würde ist, und dass sie es einfach machen sollen, weil sie es können. Wenn Sie darüber nachdenken, kann der CEO eines Fortune-500-Unternehmens den Müll rausbringen, aber er muss es nicht. Diese Antwort stößt auf Widerspruch, weil es so scheint, als ginge es darum, was Sie persönlich nicht tun wollen.

Wenn die Aufgabe definitiv nicht in der Verantwortung Ihres Teams liegt, versuchen Sie stattdessen etwas wie:

Sorry, diese Aufgabe fällt nicht in den Zuständigkeitsbereich dieses Teams.

Sie können dem nicht vernünftig widersprechen. Sie sagen nicht, dass Sie es nicht tun wollen, sondern dass das Unternehmen nicht erwartet, dass Sie es tun.

Zur Klarstellung: Ich schlage nicht vor, dass Sie immer unnahbar oder unpersönlich sein sollten, nur in Fällen wie diesem, wo eine geschäftsmäßige Antwort die Frage ein für alle Mal beantwortet, ohne Raum für Kritik zu geben.

Zunächst einmal sollten Sie mit Ihrem und deren Vorgesetzten klären, wer offiziell für die leichteren Aufgaben zuständig ist. Und wenn möglich, kommunizieren Sie dies an beide Teams.

Im Moment ist es offensichtlich, dass die Dinge, die Team B nicht machen kann, von Team A gemacht werden müssen (oder von demjenigen, der sie tatsächlich machen KANN). Aber es scheint nicht für alle klar zu sein, wer die leichteren Dinge machen soll. Sicherlich KÖNNEN sie es tun, aber warum sollten sie es tun?

Wenn Sie beide gesagt bekommen, dass Team B es machen soll, können Sie von da an einfach darauf hinweisen, dass es ihre Verantwortung ist und dass Sie es “schätzen” würden, wenn sie sich auch an diese Vereinbarung halten würden.

Wenn die Aufforderung ignoriert wird und Sie selbst herausfinden müssen, wer was tun soll, wird es etwas schwieriger. Dann könnten Sie so etwas sagen wie:

Hallo B,

Es tut mir leid, aber jetzt, wo ich in Team C bin (wissen die das?), habe ich eine Menge anderer Arbeit zu erledigen, die für mich Priorität hat. Da ich gesehen habe, dass Sie nicht in der Lage sind, x zu machen, habe ich versucht, mir ein bisschen Zeit zu nehmen, um das zu erledigen, aber ich habe wirklich nicht die Zeit, um all die anderen Punkte auf der Liste zu erledigen. Ich hoffe, Sie finden jemanden im Team A, der sich Zeit nehmen kann, um den Rest zu erledigen.

Mit freundlichen Grüßen,

Es ist nicht nötig, explizit zu sagen, dass sie den Rest erledigen “können”. Dies ist bereits implizit enthalten, indem Sie sagen, dass Sie x getan haben, weil sie diesen Teil nicht tun können. Es macht auch klar, dass wenn sie es immer noch auf Sie schieben wollen, sie Sie irgendwie davon überzeugen müssen, dass es Priorität haben sollte, woraufhin Sie es an Ihren/ihren Manager weiterleiten können, um interne Streitigkeiten zu vermeiden.

Nach den Folgefragen im Kommentarbereich der Frage zur Klärung:

• Sie sind “berechtigt”, ein paar Stunden pro Woche zwischen “Ihrem” Manager und “ihrem” Manager zu verbringen
• Die Aufgaben A,B in der Liste liegen innerhalb des zugeteilten Zeitrahmens (wie die bisherigen Durchläufe)…
  
• Die Aufgaben C,D,…,Z in der Liste liegen NICHT innerhalb des vorgegebenen Zeitrahmens.
• Diese Liste und Aufgaben sind im Projekt Amal…
• Sie haben Aufgaben mit der zugeteilten Zeit im Projekt Brotkorb und im Projekt Cornucopia.

Der Schlüssel zu Ihrer Antwort liegt in den oben enthaltenen Informationen.

Danke, dass Sie mich um Unterstützung im Projekt Amal bitten. Ich bin immer gerne bereit zu helfen.

Daher werde ich an den Aufgaben A und B arbeiten, damit Sie und Ihr Team mit den Aufgaben C bis Z fortfahren können.

So gerne ich auch bei C bis Z helfen würde, mein aktueller Zeitplan - wie von Manager John und Managerin Jane festgelegt - lässt mir nicht die nötige Bandbreite. Die Projekte Brotkorb und Cornucopia sind meine Prioritäten, nachdem Aufgabe A und B abgeschlossen sind.

Wenn sie mit weiteren Fragen zurückkommen “Warum können Sie nicht C bis Z machen?”, ist die Antwort einfach:

Leider kann ich bei dieser Anfrage im Moment nicht helfen. Mein Manager John hat mir diese Woche 2 Stunden für das Projekt Amal in Abstimmung mit Ihrer Managerin Jane genehmigt. Jede weitere Zeit, die für das Projekt Amal aufgewendet wird, wird sich auf den Zeitrahmen von Breakbasket und Cornucopia auswirken.

Wenn Sie damit unzufrieden sind, können unsere Manager gerne gemeinsam einen Zeitplan erarbeiten, der den Bedürfnissen des Unternehmens besser entspricht.

Persönlich hätte ich keine Probleme damit, offener zu sein (Ich werde meine zugewiesene Zeit mit diesen zusätzlichen Aufgaben überschreiten und John wird mehr Zeit genehmigen müssen.), aber manchmal muss man um das Thema herumtanzen, um Empfindlichkeiten nicht zu verletzen.

Nebenbemerkung/Diskussionspunkte :

Ich würde mich nicht schlecht fühlen, wenn ich sagen würde: “Ich bin zu gut dafür” - allerdings nicht mit genau diesen Worten.

Ich bin ein Programmierer, der $x/Stunde bezahlt bekommt. Andere Aufgaben in der Firma werden von Leuten abgedeckt, die ½ bis 1/3 dieses Satzes bezahlt bekommen - oder weniger.

Kann ich HTML und CSS per Hand programmieren, Druckerprobleme beheben, Virenprobleme lösen, usw.? Natürlich (nicht alle Programmierer können das, wohlgemerkt)… aber ich bin voll ausgelastet und habe Deadlines. Die Firma kann auch einen Bruchteil dessen zahlen, was ich für die Reparatur von HTML und Druckern koste. Sie haben auch Junior-Programmierer, die aus den gleichen Gründen weniger bezahlt werden.

Ich bin nicht “zu gut” dafür… aber ich bin anderswo wertvoller.

Es ist ein schmaler Grat zwischen diesen beiden Aussagen.

Bei meinem letzten Job war ich mehr als bereit, Drucker zu reparieren und kaputte Computer zu debuggen, als unser PC-Techniker gefeuert wurde… aber dadurch hinkte ich unseren anderen Entwicklern hinterher - was mich auf lange Sicht weniger wertvoll machte - und es wirkte sich auf alle unsere Ergebnisse an anderer Stelle aus.

Sie können sich mit den Aufgaben auf niedrigerer Ebene “abrackern”, wenn es nötig ist. Sie können auch sagen “Das ist eine schlechte Investition von Firmenressourcen”. Für beide Aussagen gibt es richtige Zeitpunkte.

Persönlich? Ich würde diese Punkte gegenüber dem Management ansprechen (Ich habe 10 Jahre Erfahrung und bekomme x… würden Sie nicht lieber den Hochschulabsolventen, der x/3 bezahlt bekommt, diese Aufgaben erledigen lassen?).

Es liegt an ihnen, zu entscheiden, ob Sie es dort wert sind oder nicht.

In meiner eigenen Firma würde ich einfach sagen, dass sie die Möglichkeit haben, dies selbst zu tun, und dass ich zur Verfügung stehe, um ihnen zu zeigen, wie es geht, wenn sie die Schritte nicht kennen.

Im Allgemeinen reicht das aus. Sie müssen nicht erwähnen, dass Sie zu beschäftigt sind. Sie sollten die Idee verstehen. Wenn sie sich wehren, sagen Sie ihnen einfach, dass die Funktion so konzipiert wurde, dass sie sie selbst bearbeiten können. Daraus folgt, dass sie es selbst bearbeiten können und sollten. Geben Sie die Aufgabe nicht an andere weiter, und schon gar nicht an Sie, es sei denn, Ihr Vorgesetzter stimmt zu.

Ich würde etwas schreiben wie:

Hallo A,

Ich glaube, dass B,C,D und E von Ihrem Team bearbeitet werden können. Die Werkzeuge sollten vorhanden und einfach zu bedienen sein. Wenn Sie mit ihnen nicht vertraut sind, kann ich später vorbeikommen und Ihrem Team zeigen, wie man sie benutzt. Ich werde so bald wie möglich an F arbeiten, da es nicht durch die verfügbaren Tools abgedeckt ist.

Mit freundlichen Grüßen, G

Sagen Sie einfach ganz nett und fröhlich, dass Sie mehr als glücklich sind, ihnen zu helfen!

Allerdings (Sie setzen jetzt ein trauriges Gesicht auf, das eines Academy Awards würdig ist) haben Sie eine Reihe von Dingen, die erledigt werden müssen (Sie sind nicht verpflichtet, mitzuteilen, was es ist, das erledigt werden muss, es sei denn, es ist (natürlich) Ihr Manager).

Schauen Sie weiterhin traurig, bis sie Ihren Arbeitsplatz verlassen, werfen Sie dann ihre Akte auf Ihren (geheimen) Ablehnungsstapel und lassen Sie sie dort liegen, bis sie verrottet… schließlich sprechen Ihre Manager kaum miteinander, und Ihr Manager wird Ihnen wahrscheinlich eine Beförderung geben, weil Sie seine/ihre Prioritäten zu Ihren Prioritäten gemacht haben.

Wenn sie in Ihre Kabine kommen und schreien, dass sie ihren Abgabetermin verpasst haben, weil Sie ihnen nicht geholfen haben, “ihre hochgesteckten Ziele zu erreichen.” Sie werden Ihre Oscar-gekrönte, verzweifelte Miene aufsetzen und ihnen mitteilen, dass Sie mit Arbeit überhäuft sind und dass Sie es beim nächsten Mal besser machen werden (nicht!).

Nach einer Weile werden Sie den Ruf erlangen, jemand mit hohen Idealen zu sein und es gut zu meinen (fast reif für die Heiligkeit), aber einfach zu beschäftigt, um jemandem zu helfen. >:)