Wie kann ich vermeiden, dass ich herablassend rüberkomme, wenn ich einem Kollegen sage, dass ich gerade nicht an einem Problem arbeiten kann?

Ich glaube, Ihr Problem hier ist das Wort “Luxus”. Nicht nur, dass die Zeile genauso gut fließen würde, wenn Sie sie herausschneiden würden, sondern sie deutet auch darauf hin, dass die Person, die Ihnen eine E-Mail schreibt, nicht so beschäftigt ist wie Sie. Es wird wahrscheinlich so verstanden, dass “nicht jeder den Luxus hat, bei der Arbeit Freizeit zu haben wie Sie”, was Sie, glaube ich, nicht vermitteln wollen.

Stattdessen könnte diese Zeile umgeschrieben werden (und das überflüssige “derzeit” und “gerade jetzt” herausnehmen) als:

Hi Bob,

Ich kann das Thema jetzt nicht anschauen, da ich mit einem Projekt von hoher Priorität beschäftigt bin.

Aber selbst das kann als Beleidigung aufgefasst werden! Leider ist es nicht so schön, mit Menschen zu arbeiten wie mit Maschinen. Es gibt keine bob.reply(ggiaquin16.busy, false);-Methode, die man aufrufen kann. Es ist zwar gut, Emotionen zu entfernen und die Arbeits-E-Mails objektiv zu halten, aber man muss auch darauf achten, nicht emotionslos zu sein - es ist immer Platz für Höflichkeit!

Als solcher würde ich die Zeile eigentlich weiter modifizieren, um eine Entschuldigung hinzuzufügen, denn das ist die höfliche Art, wenn man Unannehmlichkeiten verursacht. Das wird auch dazu beitragen, in den Rest Ihrer E-Mail zu führen, wo Sie Dinge vorschlagen, die Sie tun können, obwohl Sie beschäftigt sind.

Hallo Bob,

Tut mir leid, aber ich kann mich jetzt nicht mit dem Thema befassen, da ich gerade mit einem Projekt von hoher Priorität beschäftigt bin. Wie dem auch sei, … {Hilfreiche Dinge hier}

Ich weiß, dass Sie sagen, dass es Ihnen Spaß macht, “den Fussel abzuschneiden” (und ich kann das nachempfinden!), aber die Hinzufügung dieser ersten beiden winzigen Wörter macht den ganzen Unterschied aus, wenn es um menschliche Interaktion geht.

Ich möchte hinzufügen, dass ich in E-Mails wie diesen lieber Redewendungen verwende. Ich darf also sagen:

Hallo Bob,

Entschuldigung, aber ich kann mich jetzt nicht mit dem Thema befassen weil mein Eimer voll ist mit einem Projekt von hoher Priorität. Wie dem auch sei, … {hilfreiche Dinge hier}

(Hervorhebung für die Redewendung)

Sie sollten damit jedoch vorsichtig sein. Während eine gut verstandene Zahl Ihre E-Mail vielleicht besser ankommen lässt, wird eine missbräuchlich verwendete Zahl Sie verletzen. Genau das passiert mit Ihrer “Luxus”-Verwendung in der ursprünglichen E-Mail.

Sie müssen an Ihren schriftlichen Kommunikationsfähigkeiten arbeiten.

Logisch und sachlich zu sein, hat damit nichts zu tun. Sie wollen damit andeuten, dass Sie in Ihren E-Mails nicht logisch und sachlich sowie taktvoll sein können. Das stimmt einfach nicht.

Schauen wir uns an, warum das Beispiel falsch war:

der Luxus von Zeit

Zeit, die Sie für Ihre Arbeit aufwenden, ist kein Luxus. Dieser Satz impliziert, dass jeder, der die Ressourcen zur Erledigung der Aufgabe entbehren kann, irgendwie eine luxuriöse Arbeit leistet, während Sie sich abmühen.

Sie sagen auch:

Ich versuche, ein Projekt mit hoher Priorität zu erledigen

Dies impliziert, dass Bobs Bitte Ihren Bemühungen schadet, eine Aufgabe zu erledigen, von der Sie behaupten, dass sie mehr wert ist als Bobs Arbeit.

Lassen Sie das. Diese Details sind nur Ihre Meinungen. Sie behaupten, dass Sie keine Fusseln mögen, aber Worte wie “Luxus” zu benutzen und die Bedeutung Ihrer Arbeit mit einzubeziehen, ist Fusseln.

Sobald Sie unwichtige Details weglassen, konzentrieren Sie sich darauf, eine freundliche Umgebung zu vermitteln.

Schöne, höfliche Kommunikation ist Teil Ihrer Arbeit. Politisches Klima ist irrelevant.

Konzentrieren Sie sich auf positive Sätze:

Hi Bob, ich würde ja, aber ich bin gerade in einem anderen Projekt beschäftigt. Kann diese Aufgabe warten, bis ich ein wenig frei bin? Vielleicht in [X] [Tage/Stunden]?

Das Einbeziehen bestimmter Daten und Uhrzeiten hilft Bob festzustellen, ob Ihre E-Mail aufrichtig war. Wenn Sie einfach antworten: “Ich habe keine Zeit”, wird es so aussehen: “Gehen Sie weg und nerven Sie mich nicht”. Um es einfach auszudrücken: Das macht Sie zu einem schlechten Mitarbeiter.

Dieser Ratschlag ist nicht spezifisch für Ihren Job. Ihr Unternehmen sollte für diese E-Mails keine bestimmten Rollen haben müssen, weil die Mitarbeiter nicht in der Lage sind, richtig mit Menschen umzugehen.

Wichtige Anmerkung: Stellen Sie sich den Tatsachen. Ihre E-Mail war herablassend. Sie wollten das nicht tun. Das ist in Ordnung; Fehler passieren. Wir sind hier, um zu lernen. Aber Sie müssen die Fakten hier akzeptieren, damit Sie weitermachen können.

Hilfreiche Tipps:

• Fakten sind nicht immer nützlich. Die Priorität Ihrer Arbeit ist irrelevant, es sei denn, Sie werden ausdrücklich danach gefragt, selbst wenn das wahr ist. Fügen Sie sie nur bei Bedarf ein, nie zuvor.
• Wenn Sie Ihre Absichten nicht vermitteln, öffnen Sie Ihre Worte für Interpretationen. Sagen Sie immer, was Sie meinen, und erläutern Sie Ihre Begründung, wenn sie zweideutig ist.
• Ein kleiner “Fussel” reicht für die Höflichkeit sehr weit. Aber es ist nicht wirklich ein Fussel. Die Verwendung von Worten im Text, die Ihre Emotionen erklären, ist ein Ersatz für Körpersprache und sehr wichtig, wenn sie der Interpretation der anderen Person einen Mehrwert verleihen.
• Text hat Ton. Die englische Sprache ist groß genug, um sich auszudrücken. Verwenden Sie sie weise und berücksichtigen Sie Ihre Kultur sowie Connotation . Wenn Ihr Text so prägnant ist, dass er Ihre Absichten verliert, ist er nicht prägnant, sondern lackernd.
• Niemand hat die Fähigkeit, Ihre Gedanken durch seinen Computer zu lesen. Alles, was sie haben, ist das, was Sie schreiben. Sie sind nicht verpflichtet, Ihre Absichten herauszufinden. Wenn du sie dazu zwingst, kannst du nicht nur in Schwierigkeiten geraten, wenn sie es falsch verstehen, sondern du verschwendest auch ihre Zeit mit dem Versuch, es zu sezieren.
• Manche Leute können das besser als andere. Wenn Sie ständig Schwierigkeiten haben, sich per E-Mail auszudrücken, finden Sie einen Weg, mit der anderen Person von Angesicht zu Angesicht zu sprechen.

Wenn Sie wirklich nicht versuchen, herablassend zu sein, dann müssen Sie mit Ihrem Chef zusammenarbeiten, um Wege zu finden, wie Sie Ihre E-Mails umformulieren können. Anstatt zum Beispiel den Leuten zu sagen, dass Sie

“nicht den Luxus haben, sich jetzt mit dem Thema zu befassen”

, könnte Ihr Chef vorschlagen, etwas wie

“Ich arbeite an einem Projekt mit hoher Priorität, das ich nicht unterbrechen kann” zu sagen. Könnten Sie sich bitte mit dieser Angelegenheit an (meinen Chef) wenden und ihn bitten, mir zu sagen, welche Priorität ich dem Projekt einräumen soll?

Mit anderen Worten: Sie sagen dem Absender nicht, dass sein Problem unwichtig ist (was Ihre ursprüngliche E-Mail andeutete). Stattdessen sagen Sie, dass Ihr Vorgesetzter anrufen muss, ob es vernünftig ist, das, woran Sie arbeiten, zu wechseln.

Ein anderer Ansatz, den Sie versuchen könnten, ist, dass Sie beim Schreiben einer solchen E-Mail versuchen, sich vorzustellen, dass Sie die ursprüngliche Anfrage gesendet haben und dass die Anfrage für Ihre Arbeit wichtig ist. Wie würden Sie über die Antwort denken, die Sie senden?

Ein paar Punkte erscheinen mir bei diesem Auszug problematisch:

• Die Formulierung “der Luxus der Zeit” könnte implizieren, dass Sie denken, dass der Umgang mit diesem Problem lediglich ein “Luxus” ist, während die andere Person es vielleicht als eine Notwendigkeit betrachtet. Von ihrem Standpunkt aus betrachtet, haben Sie gerade etwas Beunruhigendes minimiert. Ich persönlich fände das beleidigend; es ist ja nicht wirklich ein “Luxus”, Arbeit zu erledigen, oder? Wenn Sie diesen allgemeinen Satz beibehalten wollen, könnten Sie ihn vielleicht in einfach

• Die Endung “Ich versuche, ein Projekt mit hoher Priorität zu erledigen” könnte auch falsch verstanden werden, um zu implizieren, dass das andere Thema niedrige Priorität hat. Vielleicht ist dies eine großzügige Interpretation, aber ich glaube nicht, dass die Formulierung geholfen hat. Ich wäre damit einverstanden, aber andere - einschließlich Ihres Mitarbeiters - vielleicht nicht. Eine mögliche Formulierungsänderung wäre

• Die allgemeine Kürze der Formulierung. In E-Mails, die ich geschrieben habe, habe ich … . vielleicht schlechte Arbeit geleistet, und ich habe in letzter Zeit darauf geachtet, das zu korrigieren. Wenn dieser Satz der nur Teil der E-Mail ist, den Sie diesem Anliegen gewidmet haben, dann wird das ziemlich unhöflich rüberkommen.

Abgesehen davon, dass Sie diese ersten beiden problematischen Sätze ersetzen oder entfernen, würde ich vorschlagen, diesen Auszug ein kleines bisschen mehr zu erweitern.1 Sie könnten z.B.

hinzufügen

Ich werde versuchen, dazu zu kommen, wenn ich mehr Zeit habe - zögern Sie nicht, mir in ein oder zwei Tagen noch einmal eine E-Mail zu schicken, falls ich bis dahin nicht dazu komme.

, was zeigt, dass Ihnen das Problem am Herzen liegt und Sie helfen werden, wenn Sie können. Ich tue dies, wenn es möglich ist. Es gibt der anderen Person ein gutes Gefühl, weil sie weiß, dass Sie es nicht vergessen haben, es gibt Ihnen ein gutes Gefühl, weil Sie einen Teil des Weges gegangen sind, um jemandem zu helfen, und es gibt Ihrem Chef ein gutes Gefühl, weil die Mitarbeiter sich gegenseitig helfen und Dinge erledigen. Es ist eine Win-Win-Win-Win-Situation!

Es kann auch nicht schaden, dies gegenüber dem Mitarbeiter noch einmal zu erwähnen, wenn Sie ihn zufällig später sehen, und einfach zu wiederholen, warum Sie jetzt nicht sofort helfen können, aber später helfen können.

Normalerweise möchte ich das ein wenig vertiefen, indem ich darüber spreche, was ich in Zukunft tun werde. Zum Beispiel fragte mich kürzlich ein Laborpartner per E-Mail, ob ich die Spektroskopiedaten, die wir erhalten hatten, schon analysiert hätte und ob seine Berechnungen richtig erschienen. Hier ist etwas, über das ich froh bin, dass ich nicht geschrieben habe:

Nein, habe ich nicht. Ich arbeite gerade an der wöchentlichen Aufgabenstellung.

Stattdessen schrieb ich etwas in der Art von

Entschuldigung, ich hatte noch keine Zeit! Ich werde mich morgen genauer damit befassen, aber wenn Sie die Spektrallinien bei X, Y und Z nm überprüfen, können Sie eine gute Diagnose darüber erhalten, ob unsere Linien zum Modell passen. Ich melde mich bei Ihnen, wenn ich das ausprobiert habe.

Das ist etwas beruhigender als die erste Wahl, oder?

Wenn Sie Ihren Vorgesetzten um Feedback für Ihre nächste E-Mail bitten wollen, ist das vielleicht keine schlechte Idee. Sie haben auf ein Problem hingewiesen, und ihnen zu zeigen, dass Sie daran arbeiten, schafft mehr Vertrauen als alles andere. Vielleicht ist das zu viel des Guten und vielleicht auch nicht; es liegt ganz an Ihnen. Kommunikation ist wirklich wichtig. Stellen Sie sicher, dass Sie alles richtig machen.

1 Sie haben klargestellt, dass Ihre ursprüngliche E-Mail ein paar Absätze enthielt, in denen das Problem angesprochen wurde! Das ist großartig; es sieht so aus, als hätten Sie das richtig gemacht. Nur eine kurze E-Mail zu haben, war anfangs mein Hauptanliegen. An diesem Punkt müssen Sie sich also nur noch um die genaue Formulierung kümmern, wie ich sie am Anfang der Antwort erwähnt habe.

Es ist herablassend, weil es sagt: “Meine Sachen sind wichtiger als Ihre Sachen.”

Ein besserer Ansatz wäre es, auf ziemlich neutrale Weise zu erklären, dass Sie eine aktuelle Priorität haben, die Ihnen von (welcher Behörde auch immer diese Priorität für Sie festgelegt wurde) zugewiesen wurde, und den Antragsteller zu bitten, seinen Antrag an (welche Behörde auch immer Ihre Prioritäten für Sie festlegt) zu senden.

Der Vorteil davon ist, dass es nicht als Macho-Wettbewerb zwischen Ihnen und dem Antragsteller interpretiert werden kann. Es kann sich herausstellen, dass die Sachen Ihres Chefs wichtiger sind als die Sachen dieser anderen Person, in diesem Fall liegt es an Ihrem Chef, nicht an Ihnen, dies auf anmutige Art und Weise zu kommunizieren. Oder wer auch immer es ist, der Ihnen Ihre Prioritäten gegeben hat.

Es wird Sie davor bewahren, eine Aussage zu machen, die sich so anhört, als würden Sie ihr Bedürfnis als weniger wichtig einschätzen. Das ist es, was daran herablassend war.

Denken Sie auch daran: Unnötig blumige Sprache trägt sehr oft unbeabsichtigte Bedeutungen.

“Ich werde das nicht vor dem Name-of-Project -Termin machen können” versus “Ich habe nicht den Luxus, meine Arbeit hat hohe Priorität”. Für jemanden, der “größtenteils auf der logisch/faktischen Seite läuft”, haben Sie dort einige unnötige Botschaften eingefügt.

Und Sie taten dies mit einer Sprache, die Emotionen (“Luxus” ruft Hedonismus hervor) und persönliches Urteilsvermögen (Sie alle nannten ihre Arbeit fast unwichtig) beschwört, anstatt bloße, unreflektierte Fakten (Ihre schlichte Unerreichbarkeit und mangelnde Flexibilität).

Halten Sie es einfach, verwenden Sie kleine Worte, es ist weniger wahrscheinlich, dass es zu unbeabsichtigten Wahrnehmungen führt.

Hi Bob, ich habe im Moment nicht den Luxus, mich mit dem Thema zu beschäftigen, da ich versuche, ein Projekt mit hoher Priorität fertigzustellen.

Ich glaube nicht, dass Du so an Deine Mutter oder Deinen Vater schreiben würdest, oder?

Selbst wenn Du es tun würdest, würdest Du so schreiben, wenn Du einen Kondolenzbrief (z.B. an eine Kriegswitwe) schreiben würdest?

Das deutlichste Beispiel, das ich gelesen habe, von verschiedenen Tönen im Schreiben, ist Ursula LeGuins Bryn Mawr Commencement Address (1986) – ich empfehle das, wenn auch nur, um zu sehen, wie viel Abwechslung möglich ist – und wie man auf eine Weise schreibt, die vertraut oder nahe erscheint: anstatt distanziert und hochmütig und versuchend, Emotionen und langfristige persönliche Beziehungen und so weiter zugunsten der “objektiven Wahrheit” zu verbergen.

Auch das haben Sie nicht gefragt (d.h. Sie haben nur nach dem “Tonfall” gefragt), aber der Inhalt ist auch nicht besonders hilfreich: er liest sich als Kritik (d.h. “Sie lassen mir Zeit”), aber nicht als konstruktive Kritik (d.h. was sollen sie stattdessen tun? ) – Sie haben den Leser in einer Sackgasse zurückgelassen.

Es wäre vielleicht hilfreicher, etwas zu sagen wie: “Ich fürchte, ich würde etwa 8 Stunden brauchen, um das richtig zu recherchieren, bevor ich antworten kann – wenn Sie das wollen, könnten Sie das bitte mit meinem Manager vereinbaren? Denn ich glaube nicht, dass ich sonst die Zeit finden könnte.”

Ihre Antwort wirkt herablassend, vor allem, weil sie ein “Hören Sie auf, mich zu belästigen, ich habe keine Zeit für so etwas” ausstrahlt, wie Sie sich damals wohl gefühlt haben.

Es ist leicht, das in Ihre Kommunikation einfließen zu lassen, auch wenn Sie es nicht so meinen.

Ich glaube nicht, dass Sie die Person, die Ihnen gemailt hat, aufplustern oder bemuttern müssen; aber Sie können auslassen, wie Sie sich fühlen, und sachlich reagieren:

Hi Bob,

Ich bin mit der Arbeit an X beschäftigt, wenn es dringend ist, lassen Sie es bitte meinen Chef wissen, ansonsten werde ich mich so schnell wie möglich darum kümmern.

Kurz, süß, sachlich, neutral und nicht herablassend. Der Schlüssel ist es, zu erfassen, wie Sie sich zu diesem Zeitpunkt fühlen, und jede Ahnung davon oder jede Vermutung über ihr Thema auszulassen. Konzentrieren Sie sich rein darauf, wann Sie es ansprechen können, und nichts weiter - schließlich ist das alles, was sie wirklich wissen wollen.

Dies gibt Ihrem Chef auch die Möglichkeit, Prioritäten zu setzen, denn es besteht immer die Möglichkeit, dass dies wichtiger ist als das, woran Sie gerade arbeiten.

Wenn Sie also weiterhin dort arbeiten wollen, haben Sie ein echtes Problem. Wenn Ihr Vorgesetzter zweimal mit Ihnen darüber gesprochen hat, dass er als unhöflich gegenüber seinen Mitarbeitern empfunden wird, haben Sie ein Problem, ein großes Problem, das größer ist als Ihr technisches Problem. Das Problem ist nicht, wie andere Ihren Tonfall interpretieren, das Problem liegt bei dem, was Sie schreiben.

Die meisten anderen Antworten, die bereits gepostet wurden, sind wahr und haben gute Argumente.

Hier sind zwei, die ich hervorheben möchte:

1. Richtig/logisch zu sein ist keine Entschuldigung für Ihren Tonfall. Um es ganz offen zu sagen: Sie fangen an, Ihren Vorgesetzten in seinem Job schlecht aussehen zu lassen.

2. Ihre Haltung kam in der E-Mail tatsächlich durch… genau. Was Sie wirklich dachten, aber nicht zu schreiben beabsichtigten, kam bei dieser Person _durch. Die gute Nachricht ist - Sie sind nicht so schlecht darin, wie Sie dachten (kein Sarkasmus).

Mein Rat: Wenn Sie das nächste Mal eine E-Mail an jemanden schreiben müssen, über den Sie sich ärgern, klicken Sie auf “Antworten”, leeren Sie die Felder “An” und “CC” und schreiben Sie dann die E-Mail. Speichern Sie sie als Entwurf und setzen Sie etwas auf Ihren Kalender, um sie eine Stunde später anzusehen.

Nachdem Sie sich beruhigt haben, lesen Sie sie noch einmal. Wenn Sie damit nicht zufrieden sind, schreiben Sie sie neu. Wiederholen Sie es in einer Stunde.

Wenn Sie damit zufrieden sind - drucken Sie es aus und bringen Sie es zu Ihrem Chef. Sagen Sie etwas in der Art: “Ich weiß, dass ich schon früher Probleme mit meinem Tonfall in E-Mails hatte. Können Sie sich das ganz schnell ansehen und sehen, ob ich es besser gemacht habe?” Werden Sie nicht defensiv bei dem, was er/sie sagt - Sie wollen dies zu einer Gelegenheit für Sie machen, zu lernen - seien Sie lernfähig!

Ich war da, wo Sie jetzt sind.

Sie stecken möglicherweise in viel größeren Schwierigkeiten, als Ihnen klar ist.

Ich habe eine Menge Druck bekommen … während ich auch einige Leistungen als Geisel hielt, die auf [dem Abschluss des Projekts] basieren.

Ich weiß nicht, was das bedeutet, es sei denn, sie sagen, Sie können die PTO nicht nehmen, bis Sie fertig sind. So oder so, klingt nach einer guten separaten Frage für den Arbeitsplatz.SE

HTH

Sie haben bereits eine Antwort akzeptiert, und die Formulierung selbst wurde durch andere Antworten zu Tode analysiert, aber ich werde diese Antwort trotzdem hinzufügen, weil Sie sie vielleicht hilfreich finden. Konkret habe ich 2 Ratschläge.

Erstens:

Sie haben Ihre Formulierung als sachlich gemeint. Sagen wir, sie hat einen neutralen Ton; das ist es, was Sie beabsichtigten. Woher kommt also der negative Ton, wenn der Leser ihn interpretiert? Vom Leser, offensichtlich. Die eigentliche Frage ist nun “warum?”. Ihr Leser könnte dies mit einem positiven oder neutralen Tonfall gelesen haben. Er hätte Ihnen den Vorteil geben können, dass er Zweifel über wahrgenommene negative Formulierungen hat. Hat er aber nicht.

Sehr oft, wenn ich E-Mails lese, höre ich die Stimme des Autors in meinem Kopf. Ich vermute, dass entweder Ihre F2F-Beziehung zum Leser oder Ihr Ruf im Büro den Leser dazu veranlasst hat, Ihre Worte negativ zu interpretieren.

Zusätzlich zu all den anderen Ratschlägen, wie Sie das anders hätten formulieren können, schlage ich vor, dass Sie an Ihren Beziehungen und Ihrem Ruf arbeiten. Beginnen Sie insbesondere damit, zum Leser zu gehen und sich dafür zu entschuldigen, dass Sie ihn verärgert haben oder sein Projekt anscheinend verunglimpft haben. Dann fangen Sie an, auf Ihre F2F-Interaktionen zu achten (in Besprechungen, im Pausenraum, im Flur, …) und stellen Sie sicher, dass Sie nicht immer wie Dr. No. wirken. Suchen Sie nach Gelegenheiten, ausdrücklich nett zu sein.

Zweitens:

Ein weiser Mann hat mir einmal gesagt, dass man fast alles sagen kann, wenn man es mit einem Lächeln sagt. Überlegen Sie sich also, Ihren E-Mails buchstäblich Smiley-Gesichter hinzuzufügen, wenn der Tonfall falsch verstanden werden könnte. Und wenn Sie anschließend erneut lesen und feststellen, dass das Smiley-Gesicht im Widerspruch zu den Worten steht, dann ist das ein Stichwort, den Wortlaut zu überarbeiten.

Ich vermute, dass Bob nicht deshalb die Hand ausstreckte, weil Bob erwartet, dass Sie alles fallen lassen, sondern weil er wissen muss, wann es geprüft und erledigt wird.

“Hallo Bob, das von Ihnen gemeldete Problem befindet sich in unserer Arbeitswarteschlange und wird von der {ETA} untersucht, und auf der Grundlage der Ergebnisse wird dann eine ETA zur Lösung vorgelegt.”

Ohne ein Ticketingsystem, Projektmanager oder gar Teamleiter ist jeder dafür verantwortlich, die Arbeit zu managen und mit den Beteiligten zu kommunizieren. Es ist nicht notwendig, zu erklären, warum konkurrierende Arbeiten gegenüber Bobs Anfrage priorisiert wurden, bis Bob mit einer Antwort zurückkommt, in der er angibt, dass er erwartet, dass die Dinge schneller als von Ihnen angegeben geschehen.

In der Zwischenzeit sollten Sie Ihren Vorgesetzten konsultieren, so dass Sie, falls Bob zurückdrängt, bereit sind, eine angemessene Antwort zu geben, die Ihr Chef unterstützen wird. Dies ist wirklich eine Angelegenheit des Arbeitsplatzes, daher werde ich nicht weiter darauf eingehen und auf den verwendeten Kommunikationsstil zurückkommen.

Zu sagen, dass Sie nicht den “Luxus der Zeit” haben, wird schlecht aufgenommen werden, weil es impliziert, dass Sie der einzige im Unternehmen sind, der mit Bällen jonglieren muss. Dies wird wahrscheinlich auch so aufgenommen werden, weil Sie einen Groll gegen Bob hegen. Auch wenn Sie nicht gesagt haben: “Ich habe nicht den Luxus der Zeit wie Sie”, wird der Empfänger dies wahrscheinlich in die Nachricht einfließen lassen.

Zu erklären, dass Bobs Bitte weniger wichtig ist als andere Arbeiten, dürfte den Empfänger weiter abschrecken. Es gibt bessere Möglichkeiten, es zu formulieren, aber ich glaube wirklich nicht, dass Sie dorthin gehen müssen, bis Bob zurückkommt, um darauf zu drängen, dass die Anfrage beschleunigt wird.

Aber wenn Sie zu dieser Brücke kommen, sollte diese Antwort in etwa so lauten: “Ich verstehe, dass das für Sie wichtig ist, und es ist auch für uns wichtig. Die Herausforderung besteht darin, dass ein anderes Projekt als unmittelbare Priorität gegenüber Anfragen dieser Art festgelegt wurde”

Ich würde an dieser Stelle nicht weiter ins Detail gehen und noch einmal abwarten, ob Bob weiter nach hinten drängt. Sollte dies jedoch der Fall sein, ist es an der Zeit, mit Bob über die tatsächlichen geschäftlichen Auswirkungen seiner Anfrage zu sprechen. Es ist möglich, dass Ihr Verständnis des Problems dazu geführt hat, dass Sie und Ihr Team die Bedeutung unterschätzt haben. Wenn das der Fall ist, dann sollten Sie Bobs Bitte wirklich als Priorität einstufen. Aber wenn Sie mit Bob über die geschäftlichen Auswirkungen seiner Anfrage sprechen, wird er auch verstehen, dass diese nicht höher sind.

Noch ein paar weitere Tipps, die es zu erwähnen gilt. Halten Sie sich während der gesamten Kommunikation von Wörtern und Ausdrücken fern, die aggressiv sind und auf Bob abzielen. Zum Beispiel das Thema als “Ihr” Thema oder Problem zu bezeichnen (Sie haben das nicht getan, sondern nur ein Beispiel dafür gegeben, was eine aggressive Formulierung wäre). Setzen Sie Einfühlungsvermögen für Bobs Position ein, und wahrscheinlich wird Bob auch für die Position, in der Sie sich befinden, empfänglich sein. Verwenden Sie Worte und Sätze, die ein Bild davon zeichnen, dass Sie und Bob im selben Team sind, um dieses Problem gemeinsam zu lösen, ohne das Geschäft an anderer Stelle zu schädigen.

Bob interessiert sich vielleicht nicht allzu sehr für das konkurrierende Projekt. Bringen Sie Ihre Enten in eine Reihe, so dass, wenn die Situation eskaliert, weil Sie und Bob sich nicht auf eine Priorität gegenüber dem konkurrierenden Projekt einigen können, die Entscheidung zu Ihren Gunsten ausfällt, wenn es an Leute vergeben wird, denen beide wichtig sind. Wenn das passiert, möchten Sie, dass Bob darüber nachdenkt, dass Ihre Interaktionen tapfere Versuche waren, Bob dabei zu helfen, dass diese Eskalation nicht scheitert; und spießen Sie den Fußball nicht auf, wenn das passiert. Nehmen Sie es stattdessen als eine Lerngelegenheit mit dem Ziel, dem nächsten Bob zu helfen, das gleiche Ergebnis zu vermeiden.

Viele andere Antworten zeigen bereits richtig auf, warum das, was Sie gesagt haben, unhöflich klang. Ich möchte eine grundlegendere Frage ansprechen. Es gibt eine Regel in der Kommunikation, die besagt, dass die Verantwortung dafür, dass die Menschen die Botschaft verstehen, nicht zu gleichen Teilen zwischen dem Absender der Botschaft und dem Empfänger geteilt wird. Stattdessen liegt die Verantwortung dafür, dass eine Botschaft klar und eindeutig ist, allein beim Absender der Botschaft. Es ist nicht Sache des Empfängers der Botschaft, zu versuchen zu bestimmen, was Sie beabsichtigen. Wenn etwas in Ihrer Nachricht auf mehrere verschiedene Arten interpretiert werden kann, geben Sie dem Empfänger nicht die Schuld, wenn er es auf eine andere Art und Weise aufgenommen hat, als Sie es beabsichtigt haben.

In Ihrer Frage scheinen Sie Ihre Handlungen als “den Fussel herausschneiden” rechtfertigen zu wollen, aber das Problem ist, wenn Sie das tun, können Sie Ihre Nachricht kürzer machen, aber Sie erhöhen damit die Mehrdeutigkeit der Nachricht. Das richtige Maß an effektiver Redundanz in einer Nachricht erhöht die Wahrscheinlichkeit, dass der Empfänger die Bedeutung so interpretiert, wie Sie sie beabsichtigt haben. Wenn Sie sich dafür entscheiden, dies nicht in die Nachricht aufzunehmen, sind Sie dafür verantwortlich, dass der Empfänger eine andere Nachricht als die von Ihnen beabsichtigte erhalten hat. Natürlich wird es Zeiten geben, in denen der Empfänger, egal was Sie tun, die Botschaft missverstehen wird, aber Sie sollten versuchen, das zu minimieren.

Verbale Aufweichung und Höflichkeit tragen viel dazu bei, die richtige Atmosphäre zu schaffen, in der der Empfänger Ihre E-Mail nicht als unhöflich meldet, auch wenn er das Gefühl hat, dass sie unhöflich war. Wenn Sie sich dazu entschließen, dies zu unterlassen, tun Sie dies auf eigenes Risiko.

Sie scheinen es zu vermeiden, sich die Situation zu eigen zu machen. Wenn Sie dies jetzt nicht korrigieren, kann das nächste Vergehen den Verlust Ihres Arbeitsplatzes oder eine formelle Verwarnung irgendwelcher Art zur Folge haben. Ich rate Ihnen dringend, dies zu korrigieren, damit es nicht wieder geschieht. Ich ermutige Sie auch zu überlegen, ob es in Ihrem besten Interesse ist, dort zu arbeiten, wo Sie jetzt sind. Es scheint mir, dass Ihr Vorgesetzter vielleicht die Nase von Ihnen voll hat und Sie vielleicht einfach nur aus der Organisation herausholen will. Da ich nicht dort bin, habe ich keine Möglichkeit zu wissen, ob dies der Fall ist oder nicht, und deshalb schlage ich vor, dass Sie diese Möglichkeit in Betracht ziehen.

Vielleicht können Sie die Hilfe eines Freundes, der dort arbeitet, in Anspruch nehmen, damit er sich Ihre E-Mails durchlesen kann, bevor Sie sie versenden.

Die Lösung, auch wenn sie Ihre Frage nicht wirklich beantwortet, besteht darin, die Anfrage an Ihren Chef weiterzuleiten und ihn zu bitten, zu entscheiden, ob sie eine höhere Priorität hat als die Arbeit, die Sie gerade ausführen. Wenn dies nicht der Fall ist, kann er wählen, ob er die Arbeit einer anderen Person innerhalb Ihres Teams zuweist oder ob er entweder zu der Person, die die Arbeit anfordert, oder zu deren Vorgesetztem zurückkehrt und erklärt, dass die Abteilung zu beschäftigt ist, woraufhin die Vorgesetzten es entweder ausdiskutieren oder sich an einen höheren Vorgesetzten wenden können, um zu schlichten.

Sich umzudrehen und eine gültige Arbeitsanfrage auf eine “Nein, ich bin zu beschäftigt” Weise zu beantworten, wird nie unhöflich, herablassend oder (bestenfalls) schwach erscheinen. Wenn die Arbeit getan werden muss, dann muss es jemand tun.

Wenn die Anfrage nicht gültig ist (vielleicht weil die Person, die die Arbeit anfordert, eigentlich keine Anfragen dieser Art stellen sollte), dann wird das Ansprechen bei Ihrem Chef (und damit indirekt beim Chef des Anfragenden) verhindern, dass die Situation erneut auftritt.